چه زمانی باید یک جلسه کاری تشکیل دهیم؟

do-you-really-need-to-hold-that-meeting

به گزارش آلامتو و به نقل از بیزینس ترن؛ «بیایید یه جلسه ترتیب بدیم» به یه جواب پیش فرض مطلق و همگانی واسه بیشتر مسائل کسب وکار تبدیل شده. مطمئن نیستم واسه پیشبرد پروژه چه کاری انجام بدیم؟ بیایید یه جلسه ترتیب بدیم. چند تا ایده واسه اشتراک گذاشتن دارم؟ بیایید یه جلسه ترتیب بدیم. در اجرا مشکل داریم؟ بیایید یه جلسه ترتیب بدیم.

با اینکه برنامه ریزی کردن واسه برگزاری یه جلسه می تونه راه حل مناسب در خیلی از موارد باشه اما همیشه بهترین جواب نیس. در ادامه یه درخت تصمیم گیری آمده که به شما کمک می کنه به سرعت مشخص کنین برگزاری یه جلسه کاری منطقیه یا خیر.

از این درخت تصمیم گیری استفاده کنین تا به سرعت و به راحتی درباره برگزاری یه جلسه تصمیم بگیرین و همین طور که در این درخت پیش می روید این موارد رو در هر قدم در نظر بگیرین.

do-you-really-need-to-hold-that-meeting-decision-tree

موقعیت رو به طور کاملً سبک و سنگین کرده ام؟

وقتی که درباره چیزی که در مورد پروژه انجام می بدید شفافیت ندارین، وسوسه برانگیزه که یه جلسه ترتیب بدید تا احساس پیشرفت رو در خود تلقین کنین؛ اما اگه در این مرحله مقصود جلسه ساختار دادن به پروژه نباشه، برنامه ریزی واسه یه جلسه می تونه وقت شما – و همکارانتون – رو تلف کنه. عوضش، وقتی رو به تنهایی به تفکر هدف دار اختصاص بدید. در طول اون زمان می تونید وسعت پروژه، وضعیت الان و نقاط عطف احتمالی رو آزمایش کنین و طرح اقدامی واسه پیشرفتی با معنی تدوین کنین. به محض اینکه خودتون وقتی صرف تفکر هدف دار کردین، اون وقت می تونید سراغ قدم بعدی برید و در نظر بگیرین که یه جلسه ترتیب بدید یا خیر.

واسه پیشبرد کار به ورودی بقیه نیاز دارم؟

ممکنه در موقعیتی قرار داشته باشین که می دونین چی لازمه صورت بگیره و فقطً نیاز دارین کار رو انجام بدین. اگه خود رو در اینجور وضعیتی پیدا کردین، یه جلسه ترتیب ندین؛ فهرست کارای خود رو به روز کنین و عوضش خودتون دست به کار شید. بااین حال، اگه پس از شفاف سازی اینکه چه کاری لازمه انجام شه واسه جواب بعضی سوال ها یا دریافت بازخوردها به نظر بقیه نیاز داشتین تا واسه وارد عمل شدن راحت خاطر شید، قدم بعدی رو در نظر بگیرین.

پیشبرد کار به یه گفتگوی زنده نیاز داره؟

اگه به جواب چند سوال نیاز دارین، اما این نیازمند یه گفتگوی دوطرفه نیس، ایمیل می تونه یه گزینه عالی به جای یه جلسه باشه. این به خصوص وقتی صادقه که به دنبال بازخورد درباره طرح ها یا اسناد مکتوبتان هستین. واسه همه کارایی بیشتری داره اگه موارد رو واسه اون ها بفرستین تا به تنهایی خودشون به اون ها نگاه بندازن (درحالی که شما به شکل ناراحت کننده س اون ها رو در حال مطالعه در طول یه جلسه حضوری نظاره نمی کنین) و بعد بازخوردشان رو واسه شما بفرستن. اگه احساس می کنین موقعیتتان نیاز به یه گفتگوی زنده داره، اون وقت کانال های ارتباطی جور واجور رو بررسی کنین.

این نیازمند یه جلسه رودرروه؟

وقتی که به گفتگوی دوطرفه نیاز دارین اما حتماً به حضور فیزیکی نیاز ندارین، گزینه های مختلفی پیش روی شما هست. یه چت آنلاین می تونه به شما کمک کنه به سرعت جواب سوال ها رو پیدا کنین یا واسه گفتگوهای عمیق تر ترتیب دادن یه تماس تلفنی یا کنفرانس ویدئویی می تونه کارساز باشه. این نه فقط در وقت رفتن به و برگشتن شما از مکان جلسه صرفه جویی می کنه بلکه راحت تر می تونی کاراتون رو پیش ببرین اگه فردی دیر کنه، عوضش این که بشینین و منتظر حاضر شدن اون شید.

اگه در آخر، به این نتیجه رسید که به یه رابطه رودررو و حضوری نیاز دارین، اون وقت جلسه ای رو ترتیب بدید و از قبل به این فکر کنین که چیجوری می تونید کارایی و تاثیر اون رو به بیشترین حد برسونین. این معنیش اینه که مقصود جلسه رو در نظر بگیرین، بروندادهای مطلوبتان رو مشخص کنین و هر چیزی رو که لازمه بررسی کنین یا از قبل بفرستین، آماده کنین.

هدف از زندگی چیه و واسه چه هدفی باید زندگی کنین؟

چیجوری ترس از نا امید کردن بقیه رو از بین ببریم؟

بیزینس ترن