با موضوع مراحل برنامه ریزی

هرچند اینجا ما گامهای برنامه ریزی رو در پیوند با برنامه های کلی چون به دست آوردن یه کارخانه یا خرید یه دسته هواپیماهای جت یا در بوجود آوردن یه فرآورده تازه عنوان می کنیم، مدیران باید به ضرورت، همین گاما رو  در هر برنامه ریزی کامل رعایت کنن.

برنامه ریزی

با اینکه برنامه های کوچیک به شکلی مناسب، ساده ان و بعضی از مرحله های برنامه ریزی  در اونا به آسونی به اجرا گذاشته می شن؛ ولی گامای عملی ای رو که در زیر بر       می شماریم، دارای کاربردی کلی هستن . یه مدیر ممیز هیچوقت وقتی رو که یکصد دلار ارزش داره واسه عزمشونو جزم کردن درباره کاری که نیم دلار می ارزه صرف نمیکنه. ولی حیرت زدگی انگیزه که وقتی رو با ارزش نیم دلار واسه اراده کردن در برنامه ریزی ای که میلیونا دلار می ارزه به کار برده شه.

دلار

هرچند آگاه بودن از فرصتا قبل از برنامه ریزی عملی پیش میاد و از این رو       نمیشه اون رو جزیی از فرا گرد برنامه ریزی به حساب آورد. ولی این آگاهی نقطه شروع واقعی برنامه ریزیه. باید به فرصتای احتمالی آینده نظری مقدماتی انداخت و اونا رو به روشنی و رسایی دید و دونست که در کنار نیرومندیا، سستیا خود در کجا قرار داریم. برنامه ریزی به باز شناسی واقعی موقعیتا نیازدارد که در اونا فرصتا جای گرفتن.

در برنامه ریزی یه برنامه بزرگ، دومین قدم یا مرحله یعنی تعیین هدفا واسه همه سازمان و اون گاه واسه هر واحد کار در درون سازمان، هدفا پی آمدهایی رو که انتظار اونا میره تعیین می کنن و نقطه های پایانی کارایی رو که باید به اجرا گذاشته شه مشخص می داره جاهایی رو که باید تاکید گذاشته شه منع می کنه و اون چه رو که باید از راه شبکه راهبردها خط مشیا روشای کار، دستورها، بودجه ها و برنامه ها به اجرا در بیاد، برمی شمرد.

هدفای سازمان به برنامه های بزرگ راه حرکت نشون میدن و از درخشش اونا هدف هر بخش کلی سازمان تعیین می شه. هدفای بخشای کلی سازمان به نوبه خود هدفهای بخشای زیردست  رو نظارت می کنن و این نظم تا پایین ترین رده سازمانی پیش میره. هرچند هدفای بخشای کوچکتر رو بهتر میشه قالب بندی کرد به شرط اینکه مدیران پاره بخشا از هدفای کلی سازمان و هدفای فرعی اون بدونن و به اونا این فرصت داده شه تا اندیشه های خود رو در تعیین هدفای واحد خود و      هدفای کلی سازمان به کار بندند.

سومین قدم منطقی در برنامه ریزی، بوجود آوردن، به آگاهی رسوندن و جلب همراهی بقیه درباره فرضای بنیادی برنامه ریزیه که واقعا عبارتند از آینده نگریها، خط مشیای بنیادی لایق کاربرد و برنامه های الان شرکت. اینا فرضهایی هستن درباره محیطی که در اون برنامه باید به اجرا گذاشته شه خیلی با اهمیته که همه مدیران درگیر با برنامه ریزی، درباره این فرضا، هم رای شن. واقعا یکی از اصول کلی برنامه ریزی اینطوریه : آدمایی که با برنامه ریزی سر و کار دارن هر چی رسا تر به به کار گیری فرضهای موافق با برنامه ریزی پی ببرن و با اونم داستان باشن برنامه ریزی شرکت بیشتر کامل و به هم پیوسته میشه.

آینده بینی در آماده کردن فرضا نقشی مهم داره. چیجوری بازاری در پیش میشه؟  چه حجمی از فروش در پیشه؟ چه قیمتایی ؟ چه فرآورده هایی ؟ چه پیشرفتای فنی ؟ چه نرخایی واسه دستمزد ؟ چه نرخای مالیاتی و چه خط مشیایی؟ چه کارخانه های تازه ای ؟ چه خط مشیایی در باره سود سهام ؟ اعتباراتی که واسه گسترش لازمه از کجا   میاد؟ چه محیط سیاسی و اجتماعی ؟ و گرایشهای دراز مدت کدوما هستن؟

مدیران به هنگام آمادگی واسه پیش بینی آینده شرکت خود تعدادی از منابع رو در اختیار دارن که می تونن از اونا بهره گیرند. دولت خزانه ای از اطلاعات رو منتشر می کنه که می تونن به درد بخور باشه. اینجا چند نمونه از اونا ذکر می شه :

شاخصای اقتصادی : بیشتر بانکا خبرنامهایی رو در باره شرایط اقتصادی جاری منتشر می کنن که بیشتر ماهانه هستن. مجله هفته بازرگانی واسه صنایع خاص مانند صنایع پایه ای (خودرو سازی ، شیمیایی، ماشین آلات ، فولاد)؛ منابع طبیعی (کشاورزی ، انرژی ، فرآورده های جنگلی ، فلزای غیر آهن)؛ فن شناسی پیشرفته ( داده ها ، الکترونیک ، اطلاعات ،ارتباطات راه دور) ؛ خدمات و فرآورده های مصرفی ( پذیراییا ، روش تولید مواد غذایی ، مراقبتای بهداشتی و شخصی ) چشم اندازه های آماده و منتشر می سازه. خیلی از دانشگاه ها مانند دانشگاه کالیفرنیا در لس آنجلس آینده نگریای اقتصادی ، ملی و منطقه ای جفت و جور می آورد. مدیرانی که به روندای بلند دلبستگی دارن کتاب گرایشهای بزرگ جون نزبیت رو به درد بخور پیدا می کنن.بعضی فرضا خط مشیایی رو پیش بینی می کنن که هنوز آماده نشده ان . واسه نمونه اگه شرکتی طرح بازنشتگی نداره و در باره اون هم هیچ گونه هدف ای رو بوجود نیاورده فرضای برنامه ریزی بعضی وقتا باید پیش بینی کنه که اینجور هدف باید نوشته شه و اگه اینطوریه چه موضوعاتی رو باید در اون جا داد. دیگه فرضا بگونه طبیعی از درون خط مشیای الان یا دیگه برنامه ها شکوفه میزنن. واسه نمونه اگه شرکتی دارای این خط مشیه که بیشتر از   دو درصد سود خود رو پیش پرداخت مالیات واسه یاریها نیکوکاری پرداخت نکنه و اگه دلیلی واسه فکر به این که هدف تغییر می کنه وجود نداشته باشه، اون گاه این هدف به صورت یه فرض برنامه ریزی در میاد. یا اگه یه شرکت در تشکیل کارخانه و ماشین آلات ثابت خاصی سرمایه گذاری بزرگی کرده باشه ، اون گاه این حقیقت به صورت یه فرض مهم برنامه ریزی در میاد.

اقتصادی

چهارمین قدم در برنامه ریزی جست وجو و آزمایش راه ها جورواجور کنشه، به خصوص راههایی که بی درنگ رو نمی شه. با احتمال خیلی کم برنامه ای هست که واسه اون راه های منطقی مختلفی نباشه و بیشتر گزینه ای که در شروع رو نیس می تونه بهترین راه حل باشه.

راه حل

سختی همگانی پیدا کردن نیس بلکه کم کردن از تعداد گزینه ها به اندازه ایه که سودمندترین اونا رو بشه باز شکافی کرد حتی با بودن فنون ریاضی و رایانه ای یه مرزی واسه تعداد گزینه هایی که به درستی بشه اونا رو بررسی کرد هست. که براساس اونا بشه سودمندترین امکانات رو بعمل آورد.

پس از اون که گزینه ها یافته شدن و هر کدوم از قوت و ضعفا اونا بررسی شد، اون گاه باید در پرتو فرضها و هدفای سازمان آزمایش شن. یه گزینه ممکنه به نظر سودمندترین آید، ولی نیاز به سرمایه گذاری نقدی سنگینی داشته و بازده اون کند باشه؛ گزینه دیگه ممکنه اینجور بکنه که از سودمندی کمتری برخورداره ولی خطر کمتری رو هم بوجود می آورد و گزینه دیگه هم ممکنه با هدفای دراز مدت شرکت موافق باشه.

اگه تنها هدف بیشینه کردن بی درنگ سود تو یه کار و کاسبی مشخص باشه، اگه در آینده ترسی دیده نمی شه، اگه در وضع نقدینگی و جفت و جور بودن سرمایه سختی نباشه و اگه بعضی ازعاملها بتونن به صورت داده های مشخص در آینده مورد استفاده قرارنگیرند، اون گاه این آزمایش تا اندازه ای آسون می شه. ولی برنامه ریزان انگار با بیمای فراوون دشواریای کمبود سرمایه و عاملهای نامحسوس جورواجور رویارو هستن و از این رو آزمایش بنابه روال، کاری بسیار سخته، حتی اگه با دشواریایی همراه باشه.

یه شرکت ممکنه بیشتر واسه مقاصد برخاسته از احترام و آوازه سازمانی آرزوی به راه انداختن خط تولید کالای تازه ای رو داشته باشه. آینده نگریا نشون از زیان مالی داره، ولی مسئله هنوز بازم باقیه که این زیان در برابر به دست آوردن احترام و آوازه سازمانی می ارزه ؟

چون در بسیاری  از شرایط گزینه های زیادی هست و متغیرها و محدودیتای      زیادی هستن که باید به اونا توجه شه. پس ارزشیابی می تونه کاری بی اندازه سخت باشه. به دلیل این پیچیدگیا روشای علمی تازه و به کار گرفتن تحقیق و تحلیل عملیات به درد بخور میشه، واقعا این مرحله از فراگرد برنامه ریزیه که تحقیق عملیات و فنون ریاضی و محاسبه اولین کاربرد رو در رشته مدیریت دارن.

این نقطه ایه که در اون جا برنامه پذیرفته می شه- نقطه واقعی اراده کردن. بیشتر این تحلیل و ارزشیابی از گزینه ها، رو می کنه که بیشتر از دو گزینه مطلوب و پذیرفتنی هستن و مدیر ممکنه تصمیم بگیره که چند راه رو به جای  یه راه، بهترین راه انتخاب کنه و دنبال کنه. در جایی که واپسین تصمیم گرفته می شه، با احتمال خیلی کم میشه     برنامه ریزی رو کامل و پایان رفته به حساب آورد چون مرحله  هفتمی هم هست. به تقریب، همیشه به برنامه های فرعی نیاز هست تا برنامه اصلی رو پشتیبانی کنن. وقتی که یه شرکت مسافری هوایی تصمیم میگیره هواپیماهای تازه بخره این تصمیم نشونه ای واسه بوجود آوردن یه سری از برنامه های فرعی به حساب میاد. برنامه هایی مانند استخدام و آموزش گروه های جورواجور کارکنان، خریداری و جای دهی قطعه های یدکی، بوجود آوردن تسهیلات و نگه داری و تعمیرات، برنامه زمان بندی پروازها، بازیابی، تامین اعتبارات و بیمه از جمله  این برنامه ها هستن(کونتز و …   ، ۱۳۸۱) .

پس از اون که تصمیما گرفته شدن و برنامه ها تنظیم شدن، آخرین مرحله واسه معنی بخشیدن به اونا طوریکه در جستجو درباره نمونه های برنامه گفته شد، به شکل عدد در آوردن برنامه ها و تبدیل درآمد و هزینه ها، با سود یا اضافه حاصل و بودجه های شکل های جور واجور کلی ترازنامه، مانند هزینه های سرمایه ای و نقدیه. هر بخش یا برنامه یه شرکت بازرگانی یا سازمانی دیگه می تونه بودجه خاص خود رو داشته باشه، که به گونه عادی شامل هزینه های جاری و هزینه های سرمایه ایه که در کل به بودجه سراسری پیوند پیدا میکنه.

بودجه اگه خوب تنظیم شه می تونه وسیله ای واسه به هم پیوستن برنامه های جورواجور و هم اینکه ملاک مهمی باشه که براساس اونا، پیشرفت برنامه ریزی  اندازه گیری شه(کونتز و …   ، ۱۳۸۱).

 

 

 

[۱] – john Naisbit

علمی